Managed Mail Archive: Wir archivieren Ihre E-Mails rechtssicher und durchsuchbar

 

Was bedeutet „rechtssicher und durchsuchbar“ in der Praxis?

„Rechtssicher“ heißt im Alltag vor allem: Aufbewahrung nach definierten Regeln, nachvollziehbar, zentral, mit Zugriffs- und Rollenprinzip – und ohne dass E-Mails „einfach verschwinden“. Die genaue Auslegung hängt von Ihren Vorgaben und Rahmenbedingungen ab. Wichtig: Wir setzen technische Maßnahmen nach Ihren Vorgaben um, leisten aber keine Rechtsberatung.

 

„Durchsuchbar“ heißt: Ihre Mitarbeitenden können E-Mails im Archiv gezielt suchen, finden und bei Bedarf nachvollziehbar exportieren – ohne Chaos und ohne „wer hat das damals noch?“.

 

 

Leistungsumfang im Detail

Einrichtung in Azure

Wir setzen eine sichere Server-Umgebung in Azure auf und installieren MailStore:

 

• Aufbau der Azure-Umgebung für den Archivbetrieb

• Installation und Grundkonfiguration von MailStore

• saubere Basis für performance-stabile Archivierung

 

Ihr Vorteil: Ein zentraler Archivserver, professionell betrieben und nachvollziehbar aufgebaut.

 

Anbindung Ihrer Postfächer

Wir verbinden Ihre Postfächer so, dass Archivierung automatisch läuft:

 

• Anbindung von Microsoft 365 an MailStore

• optional: Anbindung weiterer Mailserver (nach Wunsch/Setup)

• automatische Archivierung der relevanten E-Mails

 

Ihr Vorteil: Das Archiv füllt sich zuverlässig, ohne manuellen Aufwand.

 

Aufbewahrungsrichtlinien nach Vorgaben

Wir richten Aufbewahrungszeiten so ein, wie Sie sie benötigen:

 

• Umsetzung Ihrer rechtlichen und internen Vorgaben

• Anpassungen bei Änderungen Ihrer Anforderungen

• wichtig: keine Rechtsberatung, sondern technische Umsetzung

 

Ihr Vorteil: klare Regeln statt Bauchgefühl – und Anpassbarkeit, wenn sich Anforderungen ändern.

 

Abstimmung mit Microsoft 365 Compliance

Damit Archiv und Microsoft-365-Regeln nicht gegeneinander arbeiten:

 

• Prüfung bestehender Microsoft-365-Compliance- und Aufbewahrungsregeln

• Konfiguration/Abstimmung, um Überschneidungen oder Widersprüche zu vermeiden

• klare Verantwortlichkeit: Was wird wo wie aufbewahrt?

 

Ihr Vorteil: kein „Doppelt und widersprüchlich“, sondern ein sauberes Gesamtbild.

 

Schulung & Einweisung

Damit das Archiv im Alltag genutzt werden kann:

 

• Einweisung, wie E-Mails gesucht und gefunden werden

• Erklärung typischer Such-Szenarien (z. B. Kunde, Zeitraum, Betreff)

• Export bei Bedarf (rollen- und regelkonform)

 

Ihr Vorteil: weniger Support-Anfragen, schnellere Auskunftsfähigkeit.

 

Laufende Pflege

Wir übernehmen Veränderungen im laufenden Betrieb:

 

• Änderungen bei Nutzern und Postfächern

• Anpassungen von Richtlinien/Regelwerken

• allgemeine Pflege im vereinbarten Managed-Service-Rahmen

 

Ihr Vorteil: Das Archiv bleibt aktuell und korrekt, ohne internen Admin-Aufwand.

 

 

Einrichtung in Azure: sichere Basis für MailStore

Die Archivierung soll stabil und sicher laufen. Deshalb setzen wir eine Azure-Umgebung auf, die den Archivbetrieb zuverlässig trägt – inklusive sauberer Dokumentation, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Komponenten wofür da sind.

 

 

Anbindung Ihrer Postfächer: Microsoft 365 & weitere Mailserver

Wir sorgen dafür, dass E-Mails automatisiert ins Archiv laufen – für Microsoft 365 standardmäßig, und weitere Mailserver bei Bedarf. So entsteht ein zentraler, einheitlicher Archivbestand, statt verteilter Insellösungen.

 

 

Aufbewahrungsrichtlinien nach Vorgaben (ohne Rechtsberatung)

Sie geben die Vorgaben (intern/extern) – wir setzen sie technisch um. Das kann z. B. beinhalten:

 

• unterschiedliche Aufbewahrungszeiten je Postfach/Gruppe

• klare Regeln für Archivierung und Zugriff

• Anpassungen, wenn sich Prozesse oder Vorgaben ändern

 

 

Abstimmung mit Microsoft 365 Compliance: keine Widersprüche

In vielen Umgebungen existieren bereits Retention-Regeln in Microsoft 365. Wir schauen uns das an und stimmen die Konfiguration so ab, dass das Zusammenspiel funktioniert – damit kein Durcheinander entsteht und klar ist, welche Regeln in welchem System gelten.

 

 

Schulung: Suche, Finden, Export

Wir zeigen in kurzer Form:

 

• wie man im Archiv effizient sucht

• wie man Ergebnisse filtert und eingrenzt

• wie Exporte sauber und nachvollziehbar funktionieren (wenn erforderlich)

 

 

Laufende Pflege im Managed Service

Ein Archiv ist kein „Einmal-Projekt“. Nutzer kommen und gehen, Postfächer ändern sich, Richtlinien entwickeln sich weiter. Wir übernehmen diese Anpassungen im Rahmen des Managed Services.