SharePoint und Teams Kickstart – 4 Wochen

Was ist SharePoint? 

SharePoint ist das Fundament für eure Dateien und Informationen:

• strukturierte Dokumentbibliotheken

• Versionierung (nie wieder „Final_final_v7.docx“)

• Berechtigungen auf Site/Ordner/Datei-Ebene (sinnvoll eingesetzt)

• Metadaten & Suche (schneller finden statt Ordnerlabyrinth)

• Grundlage für Intranet, Wissensseiten und Prozessinformationen

Wichtig: Teams ohne SharePoint-Plan führt oft nur zu „neuem Chaos in der Cloud“. Genau das verhindern wir.

Warum ein Kickstart statt „einfach Teams anlegen“?

Viele Unternehmen starten motiviert und nach ein paar Monaten passiert das:

• 38 Teams mit ähnlichen Namen, niemand weiß, wo was liegt

• Dateien doppelt (Chat, OneDrive, Teams, Mailanhänge)

• Berechtigungen wachsen „wild“

• der Fileserver-Chaosbaum wird 1:1 nach SharePoint kopiert

• Onboarding ist schwer („Wo finde ich…?“)

Der Kickstart sorgt dafür, dass ihr:

• eine klare Struktur bekommt (Abteilung, Projekte, Prozesse)

• Regeln habt, die flexibel sind, aber Chaos verhindern

• sauber migriert, statt nur „zu verschieben“

Was wir im Kickstart konkret umsetzen (Leistungsumfang)

Analyse eurer bestehenden Struktur & Arbeitsabläufe

Wir schauen uns an:

• eure aktuelle Ordner-/Laufwerksstruktur (Netzlaufwerk / Fileserver)

• typische Arbeitsabläufe (Freigaben, Projektarbeit, Kundenunterlagen, HR-Dokumente)

• Schmerzpunkte: Suche, Versionskonflikte, Zugriffe, doppelte Ablagen

Und wir leiten daraus ab:

• welche Struktur sinnvoll ist (nicht „alles kopieren“)

• welche Teams/Sites ihr wirklich braucht

• wie wir Onboarding und Tagesarbeit vereinfachen

Aufbau der Teams- und SharePoint-Struktur

Wir richten eine saubere Grundstruktur ein, z. B.:

• Teams je Abteilung (Sales, Finance, Operations, HR)

• Projekt-Teams nach Namenskonvention

• SharePoint Sites für Bereiche, die mehr Struktur brauchen (z. B. Wissensbereich, Vorlagen, Prozesse)

Inklusive:

• sinnvolle Kanal-/Ordnerlogik

• klare Benennung (damit Teams/Sites auffindbar bleiben)

• Struktur, die mit eurer Organisation mitwächst

Berechtigungskonzept (sauber & wartbar)

Berechtigungen sind der wichtigste Teil, damit es langfristig funktioniert:

• klare Rollen (Owner, Member, Visitor)

• Zugriff auf Team-/Site-Ebene statt „1000 einzelne Ausnahmen“

• Regeln für sensible Bereiche (z. B. HR, Management, Finance)

• optional: Gastzugriff-Regeln (für externe Partner), kontrolliert statt wild

Ziel: Weniger „Wer hat Zugriff?“ und weniger Risiko durch falsche Freigaben.

Datenmigration von Fileserver/Netzlaufwerk/Anbietern

Wir migrieren bestehende Daten aus:

• Serverlaufwerken / Netzlaufwerken

• Fileservern

• anderen Plattformen (je nach Quelle)

Dabei achten wir auf:

• strukturierte Zielablage (nicht nur 1:1 kopieren, wenn es keinen Sinn macht)

• saubere Rechteübernahme (wo sinnvoll) bzw. Neuaufbau nach Best Practices

• Versionierung und Kollaboration in SharePoint/Teams

Datenmigration: von Fileserver/Netzlaufwerk zu SharePoint

Der Wechsel ist mehr als „Upload“: SharePoint arbeitet anders als ein klassischer Fileserver.

Wir berücksichtigen u. a.:

• Ordnerstruktur vs. moderne Arbeitsweise (Bibliotheken, klare Ebenen)

• Dateinamen/Pfad-Längen (typische Stolperfallen im Fileserver-Move)

• Berechtigungen (wer braucht wirklich Zugriff?)

• Rollout-Plan: in Wellen oder nach Bereichen, damit es im Alltag funktioniert

Das Ziel: eine Migration, die Akzeptanz schafft, nicht Widerstand.

Berechtigungen & Struktur: so bleibt es sauber

Damit das Setup nicht nach 3 Monaten wieder kippt, setzen wir Standards wie:

• Namenskonventionen für Teams/Sites

• Regeln, wann ein neues Team wirklich sinnvoll ist

• klare Verantwortlichkeiten (Owner-Konzept)

• sinnvolle Trennung: Abteilung vs. Projekt vs. „Company-wide“

• Empfehlung: Vorlagen/Struktur-Templates (damit neue Bereiche konsistent bleiben)

Nutzen für Unternehmen (Onboarding, Effizienz, Sicherheit)

Einfacheres Onboarding

• Neue Mitarbeitende finden schneller:

  • relevante Teams/Kanäle

  • Dokumente, Vorlagen, Prozesse

  • Zuständigkeiten

• weniger „Wo liegt das?“ im Alltag

Mehr Effizienz im Tagesgeschäft

• weniger Suchzeit

• weniger doppelte Dateien

• bessere Zusammenarbeit an Dokumenten (gleichzeitig arbeiten, Versionierung)

Mehr Sicherheit & Kontrolle

• klare Zugriffsrechte

• weniger Risiko durch unkontrollierte Freigaben

• nachvollziehbare Struktur statt Schatten-IT

Skalierbarkeit

Die Struktur wächst mit neuen Projekten, Abteilungen und Mitarbeitenden, ohne Chaos.

Ablauf in 4 Wochen (Projektplan)

Woche 1 – Analyse & Zielstruktur

• Ist-Aufnahme (Struktur, Datenquellen, Prozesse)

• Zielbild: Teams-/SharePoint-Architektur

• Berechtigungskonzept (Rollen, sensible Bereiche, Regeln)

Woche 2 – Aufbau der Basis-Struktur

• Teams/Sites erstellen

• Grundstruktur + Namenskonventionen

• erste Pilotbereiche vorbereiten

Woche 3 – Datenmigration (Pilot + Hauptwellen)

• Pilotmigration (kleiner Bereich zum Test)

• Anpassungen aus Pilot

• Hauptmigration nach Plan (Wellen/Bereiche)

Woche 4 – Feinschliff, Stabilisierung & Übergabe

• Berechtigungen finalisieren

• Aufräumen/Optimieren

• Übergabe-Workshop (kurz & praxisorientiert)

• Dokumentation final

Preis: was beeinflusst die Kosten?

Ab 4.000 €, abhängig von:

• Anzahl Teams/Sites und gewünschter Struktur-Tiefe

• Datenmenge & Datenqualität (Altlasten, Dubletten, Sonderfälle)

• Berechtigungskomplexität (HR/Finance/Management separat etc.)

• Quelle der Daten (Fileserver vs. andere Plattformen)

• gewünschte Governance (Regeln, Templates, externe Zusammenarbeit)

Ergebnisse & Dokumentation

Am Ende habt ihr:

• eine klare Teams- und SharePoint-Struktur (Abteilungen/Projekte)

• sauberes Berechtigungsmodell

• migrierte Daten in sinnvoller Zielstruktur

• Standards, die Chaos verhindern (Namenslogik, Owner-Konzept, Regeln)

• Dokumentation (Strukturplan, Berechtigungen, Migrationsübersicht, Betrieb/Empfehlungen)

FAQ – Häufige Fragen