Teams Telefonie GoLive – 3 Wochen

Was ist Teams Telefonie (Teams Phone)?

Teams Telefonie (häufig „Teams Phone“) erweitert Microsoft Teams um klassische Telefonfunktionen:

• interne und externe Telefonie direkt in Teams

• Anrufe am PC, Smartphone und auf Teams-fähigen Tischtelefonen

• Rufnummern, Durchwahlen, Weiterleitungen

• zentrale Hotline-Funktionen über Call Queues (Warteschlangen)

• automatische Sprachmenüs über Auto Attendants („Drücken Sie 1 für…“)

Damit ersetzt Teams Phone häufig die klassische Telefonanlage, oder integriert sich in bestehende Telefonie, je nach Zielbild.

Warum ein Teams Telefonie GoLive statt „einfach umstellen“?

Telefonie ist geschäftskritisch. „Einfach mal umstellen“ führt oft zu:

• verpassten Anrufen (Hotline/Support/Sales)

• falschen Öffnungszeiten/Ansagen

• chaotischen Weiterleitungen und unklaren Zuständigkeiten

• Portierungsthemen (Rufnummern hängen fest oder sind falsch beantragt)

• Endgeräte funktionieren nicht wie erwartet

Unser GoLive-Paket stellt sicher, dass:

• die Umstellung planbar ist,

• Prozesse und Erreichbarkeit sauber abgebildet werden,

• Entscheider eingebunden sind (Öffnungszeiten, Routing, Zuständigkeiten),

• und am GoLive-Tag alle wissen, was zu tun ist.

Analyse: Welche Telefonie Umgebung habt ihr aktuell?

Wir starten mit einer sauberen Bestandsaufnahme, z. B.:

• aktueller Anbieter / Telefonanlage (Cloud-PBX, SIP, ISDN-Restbestände, Callcenter-Lösungen)

• Rufnummernblöcke, Durchwahlen, Sondernummern

• Arbeitsplätze und Nutzungsarten (Sales, Support, Empfang, Geschäftsleitung)

• Standorte und Besonderheiten (z. B. Zentrale vs. Filialen)

• Endgeräte:

  • Headsets

  • vorhandene Tischtelefone

  • Konferenzsysteme (falls relevant)

• aktuelle Logiken:

  • Weiterleitungen

  • Öffnungszeiten

  • Urlaubs-/Feiertagsregeln

  • Hotlines/Warteschlangen

Ziel: ein klares Zielbild, das fachlich passt (nicht nur technisch).

Rufnummernportierung & Migrationsplan (ohne Ausfälle)

Die Rufnummernportierung (Mitnahme eurer Nummern) ist oft der kritischste Teil. Deshalb erstellen wir einen vollständigen Plan:

• Portierungsstrategie (vollständig oder in Stufen)

• Zeitplan inkl. Cutover-Fenster

• benötigte Informationen/Dokumente für den Portierungsantrag

• Fallback- und Prüfplan (Testcalls, interne/extern, Mobil/Festnetz)

Wichtig: Wir arbeiten dabei eng mit euren Entscheidern zusammen, weil Öffnungszeiten, Erreichbarkeitslogik und Kundenkommunikation fachlich entschieden werden müssen.

Was wir im Paket konkret umsetzen (Leistungsumfang)

Teams Telefonie im Teams Admin Center konfigurieren

Wir konfigurieren die Umgebung so, dass sie produktiv nutzbar ist, u. a.:

• Telefonie-Grundeinstellungen

• Benutzer-/Rufnummernzuweisung (je nach Modell)

• Richtlinien für Anrufverhalten (z. B. Weiterleitung, Voicemail, Anrufannahme)

Geschäftszeiten, Feiertage, Schließtage & Urlaubslogik

Wir setzen realistische Regeln um, z. B.:

• Standard-Geschäftszeiten (Mo–Fr etc.)

• Feiertage und individuelle Schließtage

• Urlaubsbedingte Ausnahmen (z. B. Betriebsferien)

• passende Ansagen je Zustand (offen/geschlossen/Feiertag)

Ansagen, Weiterleitungen & Erreichbarkeit

• Begrüßungsansagen und Infotexte

• Weiterleitungen an Teams/Personen/Gruppen

• Voicemail-Setups (z. B. pro Abteilung)

• Eskalationslogik („wenn niemand rangeht → nächste Stufe“)

Warteschlangen (Call Queues) & Hotlines (professionell)

Wir bauen auf Wunsch auch komplexe Setups:

• Support-Hotline mit Warteschlange, Musik/Ansage, Position/Timeouts

• Skill-/Team-basiertes Routing (1st Level, 2nd Level, Spezialteam)

• mehrere Queues (z. B. Sales/Support/Jobs/Accounting)

• Fallbacks bei Überlast (z. B. Voicemail, Hinweis auf Ticket, Umleitung)

Endgeräte & Arbeitsplätze berücksichtigen

Je nach vorhandener Hardware:

• Prüfung, ob vorhandene Geräte kompatibel/sinnvoll sind

• Empfehlungen für Headsets/Tischtelefone (wenn nötig)

• Basis-Guides für Mitarbeitende (Annehmen, Weiterleiten, Parken, Rückruf)

Call Queues, Hotlines & Sprachmenüs: Beispiele aus der Praxis

Typische Umsetzungen:

• Empfang: „Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support…“

• Support: Warteschlange → erst Team A → bei Timeout Team B → dann Voicemail

• Sales: direkte Durchwahl + Backup-Team bei Abwesenheit

• Feiertage: spezielle Ansage + alternative Kontaktwege (Mailformular, Notfallnummer)

Geschäftszeiten, Feiertage, Urlaubsregelungen & Weiterleitungen

Gerade diese „Kleinigkeiten“ machen Telefonie professionell:

• unterschiedliche Zeiten pro Abteilung

• Feiertagskalender + Sonder-Schließtage

• Urlaubsvertretung und temporäre Umleitungen

• klare Regeln, wer wann erreichbar ist (damit nicht „irgendwer“ klingelt)

Optional: KI-Integration in der Telefonie

Auf Wunsch ergänzen wir KI-Elemente, z. B.:

• intelligente Vorqualifizierung („worum geht es?“) als Routing-Hilfe

• Auswertung/Automatisierung rund um Voicemails und Anrufgründe

• Reporting-/Insights-Ansätze (abhängig von eurer Toollandschaft)

Wichtig: Welche KI-Option sinnvoll ist, hängt stark von Prozess und Compliance ab – wir schlagen nur vor, was wirklich praktikabel ist.

Ablauf in 3 Wochen (Projektplan)

Woche 1 – Analyse & Konzept

• Ist-Aufnahme Telefonie + Arbeitsplätze/Endgeräte

• Zielbild + Rufnummern-/Routingkonzept

• Portierungs- und Migrationsplan inkl. Zeitfenster

Woche 2 – Umsetzung & Konfiguration

• Teams Admin Center Telefonie-Konfiguration

• Auto Attendants, Call Queues, Ansagen, Zeiten/Feiertage

• Pilotaufbau & erste Tests (intern/extern)

Woche 3 – Tests, GoLive & Stabilisierung

• Portierung/Cutover vorbereiten und durchführen

• GoLive-Checkliste & Abnahme

• Stabilisierung, Nachjustierung, Übergabe

Preis: was beeinflusst die Kosten?

Ab 5.000 €, abhängig von:

• Anzahl Nutzer, Standorte, Rufnummern/Durchwahlen

• Komplexität der Hotlines/Queues/Sprachmenüs

• Anzahl Sonderregeln (Feiertage, Betriebsferien, Vertretungen)

• Endgeräte-Situation (Neuanschaffung/Kompatibilität/Setup)

• optionaler KI-Umfang

Ergebnisse & Dokumentation

Am Ende bekommt ihr:

• produktive Teams Telefonie inkl. Portierung (gemäß Plan)

• saubere Hotline-/Queue-Struktur (falls gewünscht)

• Geschäftszeiten/Feiertage/Ansagen korrekt umgesetzt

• klare Betriebs- und Admin-Übersicht

• Dokumentation:

  • Rufnummernplan & Zuordnung

  • Call Flow Diagramme (wer klingelt wann)

  • Öffnungszeiten-/Feiertagslogik

  • Admin-Einstellungen & Wartungshinweise

  • kurze Nutzeranleitung für Standardaktionen (Weiterleiten, Voicemail, Gruppen)