Viele Unternehmen zahlen jeden Monat zu viel für Microsoft 365. Nicht, weil Microsoft die Preise heimlich anzieht, sondern weil Lizenzen falsch genutzt werden – oft ganz unbemerkt. Typische Beispiele:
- info@ oder support@ werden als vollwertige Benutzer angelegt, obwohl dafür freigegebene Postfächer gedacht sind, die in den meisten Fällen keine eigene Lizenz brauchen (bis 50 GB; bei Archivierung oder rechtlicher Aufbewahrung ist eine Lizenz nötig).
- Räume und Geräte werden als Benutzer geführt, obwohl es dafür Ressourcenpostfächer gibt – üblicherweise lizenzfrei, speziell zum Buchen gedacht.
- Add‑ons wie Teams‑Telefonie werden großzügig „für alle“ gebucht, obwohl tatsächlich nur wenige Mitarbeitende externe Telefonie benötigen.
Das Ergebnis: Lizenzleichen, Doppelbuchungen – und am Ende zu hohe monatliche Kosten. Microsoft unterstützt zwar mit Nutzungsberichten (wer nutzt was?) und warnt sogar, wenn freigegebene Postfächer ohne Lizenz über 50 GB hinauswachsen – aber diese Hinweise muss man kennen und richtig einordnen.
Warum Business Premium unsere Standardempfehlung ist
Aus Kundensicht ist Microsoft 365 Business Premium das rundeste Paket für moderne, sichere Zusammenarbeit: Es enthält E‑Mail, Office‑Apps (inkl. Desktop), Teams, OneDrive/SharePoint und kombiniert das mit integrierter Sicherheit und Gerätemanagement – konkret Microsoft Intune, Microsoft Defender for Business und DLP‑Funktionen (Purview) in einer für KMU sinnvollen Tiefe. Für die meisten Rollen ist das die beste Mischung aus Produktivität, Security und Compliance, ohne dass zusätzliche Punktlösungen lizenziert werden müssen.
Im direkten Vergleich: Business Standard liefert die Office‑Desktop‑Apps, aber nicht die Premium‑Sicherheitsbausteine (Intune/Defender‑Suite). Business Basic ist kostenattraktiv, deckt aber nur Web-/Mobile‑Apps ab und ist für Office‑Power‑User selten passend. Premium schließt diese Lücke und liefert zusätzlich ein Windows 11 Pro‑Upgrade und umfassendere Sicherheitsfunktionen – dadurch reduziert sich der Bedarf separater Security‑Add‑ons und die Gesamtbetriebskosten bleiben kalkulierbar.
Die häufigsten Lizenzierungsfehler – und was sie auslöst
1) Generische Adressen als vollwertige Benutzer
Fehlerbild: info@/support@ werden mit Business‑Lizenz geführt.
Richtig: Freigegebenes Postfach anlegen (shared mailbox) – bis 50 GB ohne Lizenz. Erst ab > 50 GB, Onlinearchiv oder Litigation Hold wird eine Exchange Online Plan 2 benötigt. Microsoft blendet Service Advisories ein, wenn shared mailboxes ohne Lizenz über 50 GB wachsen.
Warum das zählt: Jeder „falsch lizenzierte“ generische Postfach‑Benutzer kostet fortlaufend – ohne funktionalen Mehrwert. Gleichzeitig sind Zugriffsrechte für Teammitglieder bei Shared Mailboxes sauber abbildbar, weil die Nutzer ihrerseits bereits Exchange‑berechtigt sind.
2) Ressourcenpostfächer wie Benutzer behandeln
Fehlerbild: Meetingräume/Equipment (Beamer, Fahrzeuge) werden als normale Benutzer geführt.
Richtig: Room/Equipment Mailboxes sind Ressourcenpostfächer und typischerweise lizenzfrei; sie dienen ausschließlich der Buchung und sind über Outlook/Teams reservierbar. Exchange weist hierfür eigene Mailbox‑Pläne für lizenzfreie Ressourcen zu.
Warum das zählt: Ressourcenpostfächer erhöhen die Nutzerfreundlichkeit bei der Planung – ohne die laufenden Kosten echter Benutzerlizenzen.
3) Offboarding ohne Lizenzrückgewinnung
Fehlerbild: Ex‑Mitarbeitende behalten Lizenzen; E‑Mails sind schwer auffindbar.
Richtig: Mailbox in Shared Mailbox umwandeln (Zugriff für Vertretungen, bis 50 GB lizenzfrei) oder – bei Aufbewahrungsbedarf – die Inactive Mailbox nutzen: Vor dem Löschen Retention/Litigation Hold setzen, danach ist die Mailbox inaktiv, die Benutzerlizenz wird frei und Daten bleiben für eDiscovery verfügbar. Wichtig: Auto‑expanding Archives können Wiederherstellungen inaktivierter Postfächer begrenzen – das vorab berücksichtigen.
Warum das zählt: Sauberes Offboarding senkt Kosten, reduziert Haftungsrisiken und hält Wissenszugriff für Vertretungen offen.
4) Add‑ons „für alle“ – besonders bei Teams Phone
Fehlerbild: Telefonie‑Add‑ons pauschal buchen.
Richtig: Nur jene Mitarbeitenden lizenzieren, die extern telefonieren oder Rufnummern benötigen. Microsoft differenziert Add‑ons (z. B. Teams Phone Standard, Calling Plan, Audio Conferencing) – wir dimensionieren zielgenau nach Rolle/Region.
Warum das zählt: Telefonie ist ein Rollen‑Thema; selektive Lizenzierung verhindert wiederkehrende Mehrausgaben.
5) „Alles Premium“ – oder zu viel Apps‑only
Fehlerbild: Entweder wird überall Premium gebucht, oder Teams setzt auf „Apps‑only“, obwohl E‑Mail und Zusammenarbeit gebraucht werden.
Richtig: Premium als Standard, aber rollenspezifische Ausnahmen: z. B. reine Office‑Nutzung ohne Gerätemanagement → Standard; Kiosk/Shared Devices → Intune Device‑only auf Gerätebasis (ohne userbasierte Security‑Features). Für Frontline‑Rollen (Filiale/Produktion) kann F3 sinnvoll sein
Warum das zählt: Die Mischung aus Premium‑Kern & schlanken Rand‑Lizenzen hält die Kosten im Griff, ohne Security zu schwächen.
Transparenz & Governance: Wie man den Überblick behält
- Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center zeigen, wer welche Dienste wirklich nutzt (E‑Mail, Teams, OneDrive etc.). Das liefert die Faktenbasis, um Lizenzen anzupassen.
- Service‑Health weist auf Shared Mailboxes > 50 GB hin, die ohne passende Lizenz laufen – so vermeidet ihr Compliance‑ und Funktionsprobleme.
- Für die automatisierte Zuweisung ist Group‑based Licensing in Entra ID der Goldstandard: Lizenzen werden über Gruppen vergeben und bei Zu‑/Austritten automatisch angepasst; wichtig ist eine korrekte Usage Location, damit Regionsregeln eingehalten werden. Seit 2024 erfolgt die UI‑seitige Lizenzverwaltung für Nutzer/Gruppen im Microsoft 365 Admin Center, PowerShell/APIs bleiben unverändert.
Add‑ons mit Augenmaß: Copilot & Co.
Microsoft 365 Copilot ist ein separates Add‑on und benötigt passende Basislizenzen (z. B. Business Basic/Standard/Premium, E3/E5 oder Apps‑Pläne). Damit Copilot wirklich Nutzen stiftet, müssen Themen wie Datenschutz, Sicherheitskontext und Datenqualität vorbereitet sein. Deshalb lizenzieren wir rollenbasiert, statt „für alle“. Hinweis: Copilot Chat ist in vielen Tenants als Grundfunktion verfügbar; der volle Copilot‑Umfang erfordert das Add‑on.
Ausnahmen, die wir bewusst nutzen (ergänzend zu Premium)
- Frontline‑Worker (F3): Für Mitarbeitende ohne PC‑Arbeitsplatz, die vor allem mobile/webbasierte Tools und Teams nutzen (z. B. Produktion, Filiale, Service). Kosteneffizient für Schichtbetrieb und Außendienst.
- Intune Device‑only (Kioske/Terminals): Für Geräte ohne Benutzerbezug (Check‑in‑Terminal, Info‑Display, Shopfloor‑Terminal). Verwaltung pro Gerät; benutzerspezifische Schutzfunktionen (App Protection/Conditional Access) sind hier nicht Teil des Modells.
Diese Bausteine ersetzen Premium nicht, sie ergänzen es dort, wo es sachlich sinnvoll ist (z. B. Info‑Displays, Check‑in‑Terminals oder reine Shopfloor‑Geräte).
Kurzvergleich (orientierend, nicht abschließend)
→ Business Premium ist unser Standard für die meisten Mitarbeitenden. Es bietet alles, was Unternehmen für eine moderne und sichere Arbeitsumgebung brauchen: Office-Apps, E-Mail, Teams sowie zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Bausteine wie Intune, Defender und DLP.
→ Business Standard eignet sich für Office-Power-User, die Desktop-Apps benötigen, aber keine erweiterten Sicherheitsfunktionen oder Geräteverwaltung brauchen.
→ Business Basic ist für reine E-Mail- und Web-App-Nutzer gedacht. Dieser Plan wird in der Kernbelegschaft eher selten eingesetzt, kann aber für bestimmte Rollen sinnvoll sein.
Microsoft 365 F3 ist speziell für Frontline-Rollen konzipiert, also für Mitarbeitende in Produktion, Filialen oder im Service. Es bietet Web- und Mobile-Apps sowie Teams, ist aber auf die Anforderungen dieser Zielgruppe zugeschnitten.
→ Apps for Business ist eine Option für Spezialfälle, in denen Office-Apps benötigt werden, aber keine E-Mail-Funktion, zum Beispiel, wenn ein Unternehmen eine Drittanbieter-Mail-Lösung nutzt.
→ Die genauen Funktionsumfänge und Preise findest du im offiziellen Microsoft-Planvergleich und in den Lizenzierungsressourcen.
Unser Fazit: Lizenzierung ist kein „One and Done“-Thema
Die richtige Lizenzierung spart nicht nur Geld, sondern sorgt auch für Compliance und Sicherheit. Aber: Die Regeln ändern sich, und Microsoft bringt ständig neue Optionen.
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