Rechtssichere E-Mail Archivierung

Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail Archivierung stellt viele Unternehmen vor technische und organisatorische Herausforderungen. Denn laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie der Abgabenordnung (§147 AO) müssen geschäftlich relevante E-Mails – wie Rechnungen, Angebote oder vertragliche Absprachen – für bis zu 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Verstöße können zu Bußgeldern, rechtlichen Problemen und im schlimmsten Fall zum Verlust wichtiger Daten führen. Unsere Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung erfüllt diese Anforderungen vollumfänglich. Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden automatisch und vollständig in einem manipulationssicheren Archiv gespeichert, inklusive Dateianhängen, Metadaten und Zustellnachweisen. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und nachvollziehbar – unabhängig davon, ob der Benutzer E-Mails löscht oder bearbeitet. Neben der Rechtssicherheit profitieren Sie auch organisatorisch: Archivierte Mails werden aus den aktiven Postfächern ausgelagert, was die Performance verbessert und Speicherplatz spart. Eine schnelle, durchsuchbare Oberfläche ermöglicht den Zugriff auf jede archivierte E-Mail – mit intelligenten Filtern, Schlagworten und Benutzerrechten. Die gesamte Lösung ist vollständig DSGVO-konform: Alle Daten werden verschlüsselt und in deutschen oder EU-zertifizierten Rechenzentren gespeichert, inklusive Protokollierung der Zugriffe und Verwaltung durch rollenbasierte Berechtigungen. Unsere Archivierungslösung lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und deckt sowohl Exchange Online als auch hybride Szenarien ab. Wir beraten Sie bei der Umsetzung, konfigurieren die Archivregeln und übernehmen die technische Implementierung – damit Sie in Sachen E-Mail-Archivierung rechtlich auf der sicheren Seite stehen und gleichzeitig Ihre IT-Struktur optimieren.