Digitalisierung in die Cloud – TeWa Haustechnik GmbH

Tech Stack

Genutzte Tools

Digitalisierung in die Cloud – TeWa Haustechnik GmbH setzt auf Microsoft 365 & Azure

TeWa Haustechnik GmbH

Die TeWa Haustechnik GmbH ist ein modernes, wachsendes Unternehmen aus Deutschland, das sich auf Heizungs-, Sanitär- und Klimatechnik spezialisiert hat.

Der Betrieb verbindet traditionelles Handwerk mit digitalen Lösungen und setzt auf innovative Technologien, um Projekte effizient und nachhaltig umzusetzen. Als zukunftsorientierter Handwerksbetrieb legt TeWa großen Wert auf professionelle Abläufe, Flexibilität und Servicequalität – sowohl im technischen Bereich als auch in der Organisation.

Branche

Haustechnik (Sanitär, Heizung, Klima)

Firmengröße

unter 10

Digitalisierung vor Projekt

Ziele

Migration der lokalen ERP- und Serverlandschaft in die Cloud

Einführung einer professionellen E-Mail- und Telefonielösung

Zentrale Geräte- und Benutzerverwaltung für mobiles Arbeiten

Erhöhung der IT-Sicherheit und Betriebskontrolle

Transparente, skalierbare IT mit planbaren Kosten

Verbesserung der Zusammenarbeit standort- und geräteübergreifend

Ausgangssituation

Die TeWa Haustechnik GmbH arbeitete vor Projektbeginn mit einer stark lokal gebundenen IT-Infrastruktur, die den wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wurde. Das zentrale ERP-System lief ausschließlich auf einem lokalen Server, was eine begrenzte Skalierbarkeit und hohen Wartungsaufwand mit sich brachte. Die bestehende E-Mail-Lösung entsprach nicht den gängigen Business-Standards und bot weder moderne Sicherheitsfunktionen noch eine einheitliche Benutzerverwaltung. Auch eine integrierte Telefonie- oder Kommunikationslösung für mobiles Arbeiten fehlte, was die Zusammenarbeit zwischen Büro, Baustelle und Außendienst deutlich erschwerte.

Hinzu kam, dass es kein zentrales IT-Management und keinen festen Ansprechpartner für technische Belange gab. Dadurch erfolgte die Verwaltung von Geräten, Nutzern und Daten weitgehend manuell – ein zeitintensiver Prozess mit hohem Fehlerrisiko. Die Kostenkontrolle über die IT-Landschaft war eingeschränkt, und durch den hohen Pflegeaufwand der lokalen Hardware drohten immer wieder Engpässe im laufenden Betrieb. Sicherheitsupdates mussten einzeln durchgeführt werden, und Backups wurden teilweise manuell erstellt, was keine verlässliche Datensicherung garantierte.

Diese Ausgangslage stellte TeWa vor mehrere Herausforderungen und Ansprüche:
Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die Sicherheit, Mobilität und Stabilität vereint – mit klaren Strukturen, planbaren Kosten und einer zentralen Verwaltung. Ziel war eine moderne, cloudbasierte IT-Umgebung, die Wachstum und Flexibilität ermöglicht, die Kommunikation verbessert und die Arbeitsabläufe nachhaltig vereinfacht.

Darüber hinaus sollte die neue Lösung die digitale Zusammenarbeit fördern, Daten konsistent und sicher verfügbar machen und den administrativen Aufwand für das IT-Team deutlich reduzieren. Die Einführung einer skalierbaren, cloudbasierten Plattform auf Basis von Microsoft 365 und Microsoft Azure war daher ein entscheidender Schritt, um TeWa Haustechnik fit für die Anforderungen der digitalen Zukunft zu machen.

Umsetzung & Vorgehen

Wir entwickelten ein ganzheitliches Konzept zur Digitalisierung und Cloud-Migration auf Basis von Microsoft 365 Business Premium und Microsoft Azure. Dabei war uns wichtig, bestehende Systeme intelligent zu integrieren und Prozesse gezielt zu automatisieren – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Zu Beginn führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Landschaft durch. Gemeinsam mit TeWa Haustechnik definierten wir eine zukunftsfähige Zielarchitektur, abgestimmt auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens. In dieser Phase wurden Sicherheitsrisiken bewertet, Kostenmodelle verglichen und ein klarer Migrationsplan entwickelt.
Das Ergebnis war ein strukturiertes, phasenweises Vorgehen, das Transparenz, Datensicherheit und minimale Ausfallzeiten sicherstellte.

Das lokale ERP-System wurde auf einen virtuellen Azure-Server mit Auto-Scaling migriert. Diese Lösung sorgt dafür, dass nur noch die tatsächlich genutzten Ressourcen berechnet werden – ein wichtiger Schritt zu Kostenkontrolle und Effizienz.
Parallel führten wir Exchange Online ein, um E-Mail-Kommunikation, Kalender und Kontakte zentral und sicher über die Cloud zu verwalten. Mitarbeitende greifen nun von jedem Gerät aus auf aktuelle Informationen zu – geschützt durch mehrstufige Sicherheitsmechanismen.

Mit der Integration von Microsoft Teams als vollwertige Telefonie- und Kommunikationslösung wurde eine moderne, einheitliche Infrastruktur geschaffen. Alle Mitarbeitenden sind nun unter einer zentralen Rufnummer erreichbar – unabhängig vom Standort, Gerät oder Netzwerk.
Teams ermöglicht jetzt nicht nur Telefonie, sondern auch Videokonferenzen, Chat, Datei-Sharing und Projektkommunikation in einer Oberfläche. Das verbessert die interne Zusammenarbeit deutlich und schafft Transparenz in allen Kommunikationsprozessen.

Wir etablierten ein Managed-Service-Modell zu einem festen monatlichen Preis, das sämtliche Service-, Backup- und Sicherheitsleistungen umfasst. Über Microsoft Intune wurden alle Endgeräte in eine zentrale Verwaltung eingebunden.
Damit lassen sich Richtlinien, Updates und App-Verteilungen automatisiert umsetzen. Neue Geräte werden vorkonfiguriert und sicher in das Unternehmensnetz integriert – egal, ob im Büro oder im Außendienst. Das reduziert den Administrationsaufwand erheblich und sorgt für gleichbleibende IT-Sicherheit über alle Standorte hinweg.

Um höchste Datensicherheit und Stabilität zu gewährleisten, richteten wir Backup- und Monitoring-Prozesse ein, die sämtliche Systeme überwachen und regelmäßig sichern. Durch Multi-Factor-Authentifizierung, Conditional Access und einheitliche Richtlinien erfüllen alle Systeme die aktuellen Compliance-Anforderungen.
Diese neue Sicherheitsarchitektur bietet TeWa eine hochverfügbare, belastbare IT-Umgebung, die auch zukünftigen Anforderungen problemlos gewachsen ist.

Zum Abschluss des Projekts führten wir praxisorientierte Schulungen für Administratoren und Mitarbeitende durch. Der Fokus lag darauf, den sicheren und effizienten Umgang mit den neuen Tools zu vermitteln.
Wir begleiteten den Wandel aktiv, um Akzeptanz zu fördern und die Vorteile der Cloud-Umgebung im Alltag erlebbar zu machen – von der sicheren Datennutzung über effiziente Kommunikation bis zur flexiblen Zusammenarbeit in Microsoft Teams.

Ergebnisse des Projekts:

Digitalisierung nach Projekt

ERP-System läuft sicher und skalierbar in der Azure-Cloud

Exchange Online sorgt für professionelle E-Mail-Kommunikation

Teams Telefonie ermöglicht ortsunabhängiges, einheitliches Telefonieren

Zentrales Gerätemanagement mit Intune für alle Endgeräte

Tägliche Backups und Sicherheitsmonitoring durch den Managed Service

Feste IT-Betreuung mit planbaren Kosten und voller Transparenz

Nach der erfolgreichen Umsetzung profitiert die TeWa Haustechnik GmbH von einer zukunftsfähigen, sicheren und flexiblen IT-Infrastruktur, die sämtliche Geschäftsprozesse digital abbildet und effizient vernetzt. Durch die Einführung von Microsoft 365 Business Premium in Kombination mit Azure-Cloud-Services konnte das Unternehmen nicht nur seine Produktivität steigern, sondern auch die gesamte IT-Verwaltung vereinheitlichen und langfristig absichern.

Die Migration des ERP-Systems auf einen virtuellen Azure-Server hat den Betrieb deutlich vereinfacht: Wartungsaufwände und Hardwarekosten wurden reduziert, während gleichzeitig eine deutlich höhere Performance und Ausfallsicherheit erreicht wurde. Über Exchange Online und Microsoft Teams werden Kommunikation, Terminplanung und Zusammenarbeit nun zentral gesteuert – schnell, sicher und unabhängig vom Standort. Mitarbeitende greifen jederzeit auf aktuelle Daten zu, ob im Büro, auf der Baustelle oder mobil unterwegs.

Ein weiterer entscheidender Fortschritt ist die Einführung von Microsoft Intune als Plattform für zentrale Geräteverwaltung. Dadurch können Sicherheitsrichtlinien, Updates und App-Bereitstellungen automatisiert umgesetzt werden. Das sorgt für gleichbleibende IT-Standards, erhöht die Compliance und minimiert manuelle Eingriffe. In Verbindung mit Microsoft Defender for Business und Conditional Access entstand ein mehrstufiges Sicherheitskonzept, das sensible Unternehmensdaten effektiv schützt.

Ergänzt wird die Lösung durch ein professionelles Passwortmanagement mit Bitwarden, inklusive Single Sign-On (SSO) und automatischer Benutzerverwaltung (SCIM). Unsichere Passwortpraktiken gehören damit der Vergangenheit an, und die Zugriffskontrolle ist vollständig transparent und nachvollziehbar. Regelmäßige Backups und Wiederherstellungsroutinen sichern alle Microsoft-365-Daten und gewährleisten höchste Verfügbarkeit – selbst bei Systemausfällen oder Cyberangriffen.

Insgesamt hat die Modernisierung zu einer deutlich höheren Effizienz, IT-Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit geführt. TeWa Haustechnik verfügt nun über eine skalierbare Cloud-Infrastruktur, die mit dem Unternehmen wächst und es optimal für künftige Anforderungen der digitalen Arbeitswelt aufstellt.

Mehrwert für das Unternehmen

Mit diesem IT-Modernisierungsprojekt hat TeWa Haustechnik eine zukunftssichere, skalierbare und wartungsarme IT-Landschaft geschaffen. Mitarbeitende arbeiten heute flexibel, ortsunabhängig und effizient – ob im Büro, auf der Baustelle oder im Home-office. Die IT-Abteilung kann sich von Routineaufgaben befreien und sich stattdessen auf strategische Innovationen konzentrieren. Gleichzeitig sind Daten und Kommunikation auf höchstem Sicherheitsniveau geschützt und Kosten dank Planbarkeit und Managed Services deutlich reduziert. Diese Veränderung macht das Unternehmen nicht nur technologisch konkurrenzfähig, sondern hebt auch die digitale Arbeitskultur hervor und legt den Grundstein für weiteres Wachstum und Erfolg im digitalen Zeitalter.

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