Rechtssichere E-Mail Archivierung

Maßgeschneidert für Ihr effizientes Unternehmen von Morgen

E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsalltag – und zu den rechtlich relevantesten. Denn Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Korrespondenz über Jahre hinweg sicher, vollständig und manipulationssicher zu archivieren. Mit einer professionellen E-Mail Archivierung stellen Sie nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher, sondern verbessern auch die Auffindbarkeit und Entlastung Ihrer Postfächer.

Tech Stack

Genutzte Tools

Icon mit blauer Wolke und stilisiertem Speicher-Container in Hellblau
Icon mit stilisiertem blauen E und geometrischen Formen im Hintergrund
Logo von MailStore mit schwarzer Schrift und orangenem Kreis aus Dreiecken

Automatisierte & manipulationssichere Archivierung

Alle E-Mails werden automatisch gesichert – unveränderlich, vollständig und revisionssicher gespeichert.
Unsere Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen an Aufbewahrungspflichten, Datenverfügbarkeit und Zugriffsschutz.
Durch gezielte Auslagerung archivierter E-Mails bleiben Ihre Postfächer schlank und performanter.
Alle archivierten E-Mails sind durchsuchbar, kategorisierbar und zentral über eine intuitive Oberfläche abrufbar.

DSGVO- und GoBD-konforme Mail-Archivierung

Eine rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD und DSGVO schützt Sie im Ernstfall vor Bußgeldern, Datenverlust oder rechtlichen Konflikten. Wir bieten Ihnen eine vollständig integrierte Lösung, die alle ein- und ausgehenden Mails automatisch archiviert – lückenlos, unveränderbar und datenschutzkonform. Gleichzeitig profitieren Sie von besserer Performance Ihrer Postfächer, schnelleren Suchfunktionen und einer zentralen Verwaltung. Ob interne Kommunikation, Rechnungsversand oder Angebote – alles bleibt nachvollziehbar, gesichert und jederzeit abrufbar.

Profitieren Sie von einer IT-Infrastruktur auf die Verlass ist

Stilisiertes Microsoft-Icon mit vier blauen Quadraten in Fensteranordnung

Spezialisiert auf Microsoft 365 & Azure

Volle Konzentration auf Microsoft-Cloud-Lösungen mit hoher Effizienz, Sicherheit und schneller Umsetzung.

Symbol eines blauen Ordners mit Zahnrad für Managed Services

Zuverlässige Managed Services

Kalkulierbare Leistungen mit klaren Preisen für Backup, Archivierung, Security und mehr. Keine Überraschungen, hohe Compliance.

Blaues Icon mit Person vor Tafel als Symbol für Beratung

Ehrliche IT-Beratung & Umsetzung

Technisch fundiert, direkt und transparent. Keine Umwege, keine Fachchinesisch, nur Lösungen, die wirklich funktionieren.

Rechtssicherheit für Ihre E-Mails – nahtlos in Microsoft 365

Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail Archivierung stellt viele Unternehmen vor technische und organisatorische Herausforderungen. Denn laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie der Abgabenordnung (§147 AO) müssen geschäftlich relevante E-Mails – wie Rechnungen, Angebote oder vertragliche Absprachen – für bis zu 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Verstöße können zu Bußgeldern, rechtlichen Problemen und im schlimmsten Fall zum Verlust wichtiger Daten führen. Unsere Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung erfüllt diese Anforderungen vollumfänglich. Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden automatisch und vollständig in einem manipulationssicheren Archiv gespeichert, inklusive Dateianhängen, Metadaten und Zustellnachweisen. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und nachvollziehbar – unabhängig davon, ob der Benutzer E-Mails löscht oder bearbeitet. Neben der Rechtssicherheit profitieren Sie auch organisatorisch: Archivierte Mails werden aus den aktiven Postfächern ausgelagert, was die Performance verbessert und Speicherplatz spart. Eine schnelle, durchsuchbare Oberfläche ermöglicht den Zugriff auf jede archivierte E-Mail – mit intelligenten Filtern, Schlagworten und Benutzerrechten. Die gesamte Lösung ist vollständig DSGVO-konform: Alle Daten werden verschlüsselt und in deutschen oder EU-zertifizierten Rechenzentren gespeichert, inklusive Protokollierung der Zugriffe und Verwaltung durch rollenbasierte Berechtigungen. Unsere Archivierungslösung lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und deckt sowohl Exchange Online als auch hybride Szenarien ab. Wir beraten Sie bei der Umsetzung, konfigurieren die Archivregeln und übernehmen die technische Implementierung – damit Sie in Sachen E-Mail-Archivierung rechtlich auf der sicheren Seite stehen und gleichzeitig Ihre IT-Struktur optimieren.

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Jan Göbel

Geschäftsführer

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