Das Wichtigste in Kürze
Ziel: Wir migrieren eure E-Mails, Postfächer, Kalender und Kontakte zu Exchange Online (Microsoft 365) – planbar, sicher und mit minimaler Unterbrechung.
Exchange Online erklärt: Microsofts Cloud-E-Mail-System (Teil von Microsoft 365) mit hoher Verfügbarkeit, zentraler Verwaltung, starken Sicherheitsfunktionen und einfacher Skalierung.
Quellen: Migration von gängigen Anbietern (z. B. Strato, GoDaddy, IONOS etc.) sowie von lokalen Servern (z. B. Exchange Server 2019).
Ohne Ausfälle: Wir erstellen vorab einen Migrationsplan, testen den Ablauf und führen die Umschaltung so durch, dass der laufende Betrieb nicht „steht“.
Saubere Analyse: Bestandsaufnahme von Domains, Postfächern, Aliassen, Weiterleitungen, Geräten/Clients, DNS & Sicherheit – bevor irgendetwas migriert wird.
Sicherheit & Konfiguration: Einrichtung nach Best Practices (z. B. Authentifizierung, sichere Mail-Flows, Standard-Schutzmaßnahmen).
Ergebnis: Postfächer laufen in Microsoft 365/Exchange Online, sauber konfiguriert, dokumentiert – bereit für modernes Arbeiten (Outlook, Mobile, Teams/SharePoint-Integration).
Dauer & Preis: 2 Wochen, ab 3.000 € (abhängig von Anzahl Postfächer, Datenmenge, Komplexität und Quelle).
Inkl. Dokumentation: Am Ende gibt’s eine vollständige Dokumentation (Setup, DNS, Mailfluss, Besonderheiten, Betrieb & Empfehlungen).
Inhaltsverzeichnis
Was ist Exchange Online?
Exchange Online ist der E-Mail-Dienst von Microsoft 365. Er ersetzt klassische Mailserver oder „einfaches Hosting-Postfach“ durch eine professionelle, cloudbasierte Lösung.
Typische Vorteile:
zentrale Verwaltung (Benutzer, Postfächer, Gruppen, Regeln)
hohe Verfügbarkeit und Skalierung
starke Sicherheits- und Compliance-Möglichkeiten
nahtlose Nutzung mit Outlook, Smartphones und Microsoft 365 Apps
Kurz gesagt: Exchange Online ist „Business Mail auf Enterprise Niveau“, ohne eigenen Serverbetrieb.
Warum eine Migration zu Microsoft 365 sinnvoll ist
Viele Unternehmen starten mit Webhoster-Mail (z. B. Strato/GoDaddy/IONOS) oder einem lokalen Exchange-Server. Mit der Zeit kommen Herausforderungen:
unübersichtliche Postfächer/Weiterleitungen
schwankende Zustellbarkeit oder Spam-Probleme
fehlende Sicherheitsfeatures (z. B. moderne Authentifizierung)
Wartung & Updates (bei lokalen Servern)
Wachstum: neue Mitarbeitende, neue Domains, mehr Geräte
Mit Exchange Online gewinnt ihr:
stabilen Mailbetrieb
bessere Sicherheit
einfachere Verwaltung
bessere Zusammenarbeit (Kalenderfreigaben, gemeinsame Postfächer, M365-Integration)
Typische Ausgangsszenarien (Provider & On-Prem Exchange)
Migration von Hosting-Anbietern
Wir migrieren u. a. aus:
klassischen Provider-Postfächern (IMAP/POP-basiert)
gemischten Setups mit Aliassen, Weiterleitungen, Catch-All (wenn vorhanden)
Beispiele: Strato, GoDaddy, IONOS/1&1, und ähnliche Anbieter.
Migration von lokalem Exchange (z. B. Exchange Server 2019)
Bei On-Premises Exchange geht es zusätzlich um:
Hybrid-/Cutover-Strategie (je nach Größe/Setup)
saubere Koexistenz/Übergang
Zertifikate, Autodiscover, Mailflow, ggf. öffentliche Ordner (falls vorhanden)
Unser Vorgehen: Analyse, Planung, Migration ohne Unterbrechung
Eine gute Mailmigration ist vor allem eins: Planung. Genau deshalb starten wir nie „einfach mit Kopieren“, sondern mit einer sauberen Vorbereitung.
Analyse (Bestandsaufnahme)
Wir prüfen u. a.:
Domains & DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC, Autodiscover)
Anzahl Postfächer, Aliasse, Verteiler, Shared Mailboxes
Datenmenge und Besonderheiten (z. B. sehr große Postfächer, Archivierungen)
vorhandene Clients/Endgeräte (Outlook-Versionen, Mobilgeräte, Apple Mail etc.)
Mailfluss & Weiterleitungen (inkl. Sonderregeln)
Sicherheitsanforderungen (z. B. MFA, Conditional Access, Anti-Spam/Phishing)
Migrationsplan (ohne Überraschungen)
Ihr bekommt einen klaren Plan:
Migrationsmethode passend zum Quellsystem
zeitliche Reihenfolge (Pilot → Wellen → Abschluss)
Umschaltfenster (wenn nötig) mit minimalem Impact
Fallback- und Prüfkonzept
Migration & Umschaltung (minimaler Impact)
Unser Ziel ist eine Migration, die im Tagesgeschäft „leise“ bleibt:
Daten werden vorbereitet/migriert
Umschaltung wird sauber koordiniert (DNS/MX)
Nacharbeiten & Checks sichern die Funktion (Senden/Empfangen, Outlook, Mobile)
Was wir im Paket konkret umsetzen (Leistungsumfang)
Einrichtung Microsoft 365 / Exchange Online-Grundlagen
Tenant- & Exchange Online Basis-Setup (sofern nötig)
Benutzer-/Mailbox-Struktur (je nach vorhandenem Identity-Setup)
Basis-Konfiguration für sauberen Betrieb
Migration der Postfächer (E-Mails, Ordnerstruktur)
Übernahme der E-Mail-Daten inkl. Ordnerstruktur
je nach Quelle auch Kalender/Kontakte (wo technisch möglich und sinnvoll)
Pilotmigration zum Test (empfohlen) + anschließende Hauptmigration
Mailflow & DNS sauber umstellen
MX-Umstellung zu Microsoft 365
SPF/DKIM/DMARC sauber setzen oder verbessern (je nach Scope)
Autodiscover/Client-Setup berücksichtigen
Client- & Geräte-Umstellung (Outlook & Mobile)
Unterstützung beim Wechsel in Outlook (Profil/Autodiscover)
Hinweise für Mobilgeräte (iOS/Android) und Drittclients
Minimierung von Supportaufwand durch klare Anleitungen
Abschlusschecks & Stabilisierung
Funktionsprüfung: Senden/Empfangen intern/extern
Stichproben aus betroffenen Postfächern
Nachsteuerung bei Sonderfällen (Aliasse, Regeln, Weiterleitungen)
Ablauf der 2 Wochen (Projektplan)
Woche 1 – Analyse & Vorbereitung
Bestandsaufnahme + Migrationsstrategie
Microsoft 365/Exchange Online Basis-Setup
Pilot-Setup/Migration (Testuser) + Validierung
Migrationsplan finalisieren
Woche 2 – Migration, Umschaltung, Abschluss
Hauptmigration in Wellen oder gesammelt (je nach Größe)
DNS/MX Umschaltung koordiniert
Client-Umstellung & Support für die wichtigsten Endpunkte
Abschlussprüfungen + Übergabe
Preis: was beeinflusst die Kosten?
Ab 3.000 €, abhängig von:
Anzahl Postfächer & Datenvolumen
Quelle (Provider/IMAP vs. Exchange On-Prem)
Anzahl Domains, Aliasse, Verteiler, Shared Mailboxes
Komplexität (Sonderregeln, Weiterleitungen, Archiv, große Postfächer)
gewünschte Sicherheits-/Mailflow-Konfiguration (SPF/DKIM/DMARC, Schutzmaßnahmen)
Ergebnisse & Dokumentation
Am Ende habt ihr:
Postfächer produktiv auf Exchange Online
sauberer Mailflow (inkl. DNS-Setup)
klarer Client-/Geräte-Status (Outlook/Mobile lauffähig)
Empfehlungen für Sicherheit & Zustellbarkeit (je nach Scope)
Dokumentation (Konfiguration, DNS-Einträge, Migrationsweg, Besonderheiten, Betrieb)
FAQ – Häufige Fragen
Welche Anbieter könnt ihr migrieren?
Alle Provider Postfächer (IMAP/POP) sowie lokale Exchange-Server (z. B. Exchange 2019). Entscheidend ist die technische Ausgangslage, die klären wir in der Analyse.
Gibt es Ausfälle?
Unser Ziel ist eine Migration ohne spürbare Unterbrechung. Eine kurze Umschaltphase (DNS/MX) kann nötig sein, wird aber geplant, getestet und so klein wie möglich gehalten.
Werden Kalender und Kontakte mitgenommen?
Je nach Quelle und Methode ja, bei Exchange zu Exchange in der Regel sehr gut, bei einfachen Provider Postfächern hängt es vom Setup ab. Wir planen das sauber in der Analyse.
Bekommen wir eine Dokumentation?
Ja, immer