M365 Adoption und Training Paket – 3 Wochen

Was bedeutet M365 Adoption? 

Microsoft 365 ist mehr als Word/Excel. Der größte Hebel entsteht durch Zusammenarbeit und saubere Ablage:

• Teams für Kommunikation & Zusammenarbeit

• Outlook & Kalender effizient nutzen (statt Meeting-Chaos)

• OneDrive für persönliche Arbeitsdateien statt Desktop/USB

• SharePoint für Team-/Projektablagen und Wissensbereiche

• optional: Planner/To Do, Forms, Loop, Power Automate – je nach Bedarf

Adoption bedeutet: Mitarbeitende wissen, welches Tool wofür da ist – und nutzen es konsistent. Denn sonst passiert:

• Dateien liegen überall (Mail, Desktop, Netzlaufwerk, Chat)

• Teams wird nur „wie WhatsApp“ genutzt

• OneDrive/SharePoint wird gemieden („zu kompliziert“)

• ihr zahlt Lizenzen – aber der Produktivitätsgewinn bleibt aus

Warum Microsoft 365 Einführungen oft scheitern 

Technisch ist Microsoft 365 schnell ausgerollt. Aber häufig fehlt:

• klare Regeln („Wo speichern wir was?“)

• Standards für Zusammenarbeit (Teams/Channels/Dateien)

• Schulung an realen Use Cases

• Ansprechpersonen (Key-User) & Support in der Startphase

Unser Ansatz: praxisnah + strukturiert, damit Leute nicht nur „wissen“, sondern wirklich umsetzen.

Für wen ist das Adoption & Training Paket geeignet?

Dieses Paket passt besonders, wenn:

• ihr Microsoft 365 neu einführt

• ihr gewechselt habt (z. B. von Google Workspace, Fileserver, klassischer Office-Welt)

• ihr bereits M365 nutzt, aber merkt:

  • Teams wird wenig/chaotisch genutzt

  • Dateien werden weiterhin per E-Mail verschickt

  • OneDrive/SharePoint wird vermieden

  • es gibt keine klare Arbeitsweise (und jeder macht’s anders)

Was wir im Paket konkret machen (Leistungsumfang)

Analyse: Status & Bedarf verstehen

Wir starten mit einer kurzen, aber sauberen Aufnahme:

• Welche Tools nutzt ihr bereits?

• Wo gibt es Reibung (Ablage, Kommunikation, Meetings, Rechte)?

• Welche Abteilungen haben spezielle Anforderungen?

• Welche Prozesse sollten besser laufen (Onboarding, Projektarbeit, Freigaben)?

Ziel: Trainings und Guidelines, die zu eurem Alltag passen (nicht „Microsoft Demo-Welt“).

Einführung begleiten (Rollout-Support)

Wir unterstützen euch mit einem klaren Rollout-Rahmen:

• Einführungsplan (wer bekommt wann was)

• Guidelines: „Welches Tool wofür?“

• kurze Kommunikationsbausteine für Mitarbeitende

• Sprechstunden/Q&A für Fragen aus dem Team (damit Frust nicht wächst)

Schulungen für Endanwender (praxisnah)

Wir schulen verständlich und umsetzungsorientiert – typischerweise:

• Einsteiger-Training: Basisfunktionen + „wie wir es bei euch nutzen“

• Teams Training: Kanäle, Chat vs. Kanal, Meetings, Dateiarbeit

• OneDrive Training: Sync, Teilen, Versionsverlauf, „richtig“ ablegen

• SharePoint Grundlagen: Teamablagen, Suche, Versionierung, Zusammenarbeit

• optional: Outlook/Email-Organisation, Planner/To Do, Forms, Automatisierung (je nach Wunsch)

Key-User Enablement (optional aber extrem effektiv)

Wenn ihr Schlüsselpersonen pro Abteilung habt:

• Key-User bekommen vertieftes Wissen + Best Practices

• sie werden interne Multiplikatoren („First Level“)

• Adoption wird nachhaltiger, weil Hilfe intern verfügbar ist

Trainingsinhalte: Was Mitarbeitende wirklich brauchen

Wir fokussieren nicht auf „alle Features“, sondern auf die wichtigsten Use Cases:

• Dateien richtig speichern: Mailanhang vs. OneDrive vs. SharePoint

• Zusammenarbeiten ohne Chaos: versionieren statt Kopien, gleichzeitig bearbeiten

• Teilen & Berechtigungen: intern/extern sicher teilen

• Teams richtig strukturieren: wofür Kanäle, wofür Chats, wofür Meetings?

• Weniger Meetings, bessere Meetings: Einladungen, Agenda, Nachbereitung

• Schneller finden: Suche, Favoriten, sinnvolle Ablageprinzipien

Ergebnis: weniger „Wildwuchs“ und weniger Schatten-IT.

Einführung & Change-Management: Kommunikation und Regeln

Adoption braucht einfache Standards, z. B.:

• Wo liegen Projektdateien?

• Was gehört in Teams-Kanal, was in Chat?

• Wie benennen wir Teams/Channels?

• Wie teilen wir Dateien extern?

• Wer ist verantwortlich (Owner/Key-User)?

Wir liefern euch genau diese „Spielregeln“, in einem Set, das Mitarbeitende akzeptieren.

Ablauf in 3 Wochen (Projektplan)

Woche 1 – Analyse & Konzept

• Status aufnehmen (Tools, Nutzung, Engpässe)

• Zielbild: „So arbeiten wir künftig mit M365“

• Trainingsplan + Kommunikations-/Guidelines-Entwurf

Woche 2 – Trainings & Rollout-Begleitung

• Endanwender-Trainings (Basis + Schwerpunkte)

• Q&A / Sprechstunden

• erste Optimierungen aus Feedback

Woche 3 – Stabilisierung & Verankerung

• weitere Trainings (z. B. Abteilungen, Use Cases)

• Key-User Enablement (wenn gewünscht)

• Abschluss-Übergabe + Dokumentation

Nutzen & Vorteile für Unternehmen

Mehr Nutzen aus euren M365-Lizenzen

Viele zahlen für Microsoft 365, nutzen aber nur Mail + Office. Wir sorgen dafür, dass Teams/OneDrive/SharePoint echten Mehrwert liefern.

Weniger Chaos & Suchzeit

• klare Ablage statt „Datei_letztendlich_final“

• weniger doppelte Dateien

• weniger Rückfragen im Alltag

Schnellere Zusammenarbeit

• Projekte laufen strukturierter

• Informationen sind auffindbar

• Wissen bleibt im Unternehmen, nicht im Postfach einzelner Personen

Höhere Akzeptanz

Trainings + Guidelines + Begleitung verhindern Ablehnung („zu kompliziert“) und schaffen Routine.

Preis: was beeinflusst die Kosten?

Ab 4.000 €, abhängig von:

• Anzahl Mitarbeitende & Abteilungen

• Umfang der Trainings (Anzahl Sessions / Tiefe)

• gewünschte Key-User Schiene

• ob zusätzlich Rollout-Kommunikation & Vorlagen benötigt werden

• ob eine bestehende „Chaos-Struktur“ parallel stabilisiert werden soll

Ergebnisse & Dokumentation

Am Ende bekommt ihr:

• Trainingsdurchführung (Endanwender, optional Key-User)

• M365 Guidelines (Tool-Nutzung: wer nutzt was wofür?)

• Best-Practice-Regeln für Teams/Dateien/Sharing

• Q&A-Ergebnisse / häufige Fragen

• Dokumentation inkl.:

  • Trainingsunterlagen / Handouts

  • interne Standards & Empfehlungen

  • Einführungsfahrplan & nächste Schritte