Managed M365: Wir betreiben und verwalten Ihre komplette Microsoft 365 Umgebung

Für wen lohnt sich die Auslagerung der Microsoft-365-Administration?

Unser Managed Service passt besonders gut, wenn …

• Sie keinen eigenen Microsoft-365-Admin (oder nur „mit halber Stelle“) haben,

• Microsoft 365 bei Ihnen kritisch für den Betrieb ist (E-Mail, Teams, Filesharing),

• viele kleine Änderungen anfallen (User, Gruppen, Freigaben),

• Sie saubere Strukturen und nachvollziehbare Berechtigungen brauchen,

• Sie intern mehr Zeit für Projekte, Kunden oder Kerngeschäft schaffen möchten.

Kurz: Wenn Microsoft 365 läuft, soll es einfach laufen. Ohne dass sich ständig jemand „drum kümmern muss“.

Was wir konkret übernehmen (Leistungsumfang)

Benutzer & Lizenzen verwalten

Diese Aufgaben gehören zu den häufigsten im Alltag – und kosten zusammen oft überraschend viel Zeit:

• Anlegen, ändern und löschen von Benutzern

• Rollen und Zugriffe nach Vorgabe setzen

• Zuweisung der passenden Lizenzen

• Übersicht über Lizenzbestand und Nutzung (soweit möglich / vereinbart)

Ihr Vorteil: neue Mitarbeitende sind schneller startklar, Offboarding ist sauber, Lizenzkosten bleiben im Blick.

Apps & Dienste betreuen (laufender Betrieb)

Wir betreuen die wichtigsten Microsoft-365-Dienste im Alltag:

• Outlook / Exchange: Postfächer, Verteiler, Freigaben, Grundeinstellungen

• OneDrive: Zugriff, Freigabe-Themen, typische Nutzerfragen

• Teams: Teams-Struktur, Mitglieder, Kanäle, grundlegende Einstellungen

• SharePoint: Berechtigungen/Strukturen im Rahmen einfacher Anpassungen

Ihr Vorteil: stabile Zusammenarbeit, weniger Chaos bei Freigaben und Zugriffsrechten.

Änderungen & Anpassungen

Im Tagesgeschäft entstehen ständig neue Anforderungen. Wir übernehmen kleinere Anpassungen wie zum Beispiel:

• neue Gruppen / Microsoft 365 Gruppen

• Verteilerlisten

• zusätzliche Postfächer / gemeinsame Postfächer

• Freigaben und Zugriffsberechtigungen

• einfache Teams- oder SharePoint-Anpassungen (z. B. Struktur/Setups im vereinbarten Rahmen)

Ihr Vorteil: Änderungen passieren schnell, ohne langes Hin-und-her.

Überblick behalten (proaktiv)

Wir „betreiben“ nicht nur, wir schauen auch hin:

• Wir melden uns, wenn uns Auffälligkeiten begegnen

• Wir geben Hinweise auf sinnvolle Verbesserungen (z. B. Struktur, Ordnung, typische Stolperstellen)

• Wir helfen, den Wildwuchs zu reduzieren (z. B. Teams/SharePoint „wächst einfach“)

Ihr Vorteil: weniger schleichende Komplexität, mehr Ruhe im System.

Dokumentation (verständlich & nützlich)

Sie bekommen eine Dokumentation, die nicht nur „für Admins“ lesbar ist:

• Benutzer- & Lizenzstruktur (in verständlicher Form)

• wichtige Einstellungen und Besonderheiten

• nachvollziehbare Umgebung: wer hat worauf Zugriff (im vereinbarten Umfang)

Ihr Vorteil: Transparenz, bessere Übergaben, weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen.

Änderungen & Anpassungen: Was ist „klein“ und was ist ein Projekt?

Damit Managed Service sauber funktioniert, trennen wir:

• laufende Admin-Aufgaben & kleine Änderungen (typischer Managed-Service-Umfang)

• größere Umbauten oder neue Konzepte (Projekt)

Beispiele, die oft eher „Projekt“ sind:

• komplette Berechtigungskonzepte / Neu-Strukturierung von SharePoint

• Migrationen (Tenant-Wechsel, Fileserver → SharePoint)

• Security-/Compliance-Rollouts (z. B. DLP, Conditional Access-Strategie, Intune-Rollout)

• komplexe Automatisierungen / Integration mit Drittsystemen

Wichtig: Wir sagen transparent, was im Rahmen ist – und was besser als Projekt geplant wird.

So läuft die Zusammenarbeit ab (Onboarding & Betrieb)

Schritt 1: Kurzer Check Ihrer Umgebung

Wir schauen uns an:

• Anzahl User / Lizenzen / Tenants

• genutzte Dienste (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive)

• typische Pain Points und wiederkehrende Aufgaben

• Zuständigkeiten, Ansprechpartner, gewünschter Kommunikationsweg

Schritt 2: Sauberes Setup & Übergabe

Wir klären:

• Welche Dinge dürfen wir eigenständig umsetzen?

• Welche brauchen Freigabe?

• Wie laufen Requests rein? (Ticket, Mail, Teams, Formular – wie ihr wollt)

• Welche Reaktionszeiten sind sinnvoll?

Schritt 3: Laufender Betrieb

Ab dann übernehmen wir die tägliche Admin-Arbeit. Sie haben:

• festen Ansprechpartner

• klare Vorgehensweise

• transparente Dokumentation

Transparenz: Dokumentation & Überblick

Viele Unternehmen merken erst nach einiger Zeit, wie wertvoll „Ordnung“ in Microsoft 365 ist. Deshalb gehört bei uns Dokumentation dazu – nicht als PDF-Friedhof, sondern als lebendes Nachschlagewerk.

Typische Inhalte:

• Lizenzübersicht (wer hat was und warum)

• Gruppen/Verteiler/Freigaben (im vereinbarten Umfang)

• Besonderheiten der Umgebung

• wiederkehrende Abläufe (Onboarding/Offboarding)