Rechtssichere E-Mail Archivierung

Maßgeschneidert für Ihr effizientes Unternehmen von Morgen

E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsalltag – und zu den rechtlich relevantesten. Denn Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Korrespondenz über Jahre hinweg sicher, vollständig und manipulationssicher zu archivieren. Mit einer professionellen E-Mail Archivierung stellen Sie nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher, sondern verbessern auch die Auffindbarkeit und Entlastung Ihrer Postfächer.

Tech Stack

Genutzte Tools

Automatisierte & manipulationssichere Archivierung

Alle E-Mails werden automatisch gesichert – unveränderlich, vollständig und revisionssicher gespeichert.

Archivierung nach GoBD & DSGVO

Unsere Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen an Aufbewahrungspflichten, Datenverfügbarkeit und Zugriffsschutz.

Entlastung der E-Mail-Systeme

Durch gezielte Auslagerung archivierter E-Mails bleiben Ihre Postfächer schlank und performanter.

Zentrale Verwaltung & schnelle Suche

Alle archivierten E-Mails sind durchsuchbar, kategorisierbar und zentral über eine intuitive Oberfläche abrufbar.

DSGVO- und GoBD-konforme Mail-Archivierung

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen zuverlässig vor Datenverlust, rechtlichen Risiken und unnötigen Bußgeldern. Mit unserer Lösung archivieren wir jede eingehende und ausgehende Nachricht automatisiert, vollständig und unveränderbar – genau so, wie es GoBD und DSGVO verlangen.

Unsere Archivierung arbeitet nahtlos im Hintergrund und sorgt dafür, dass keine E-Mail verloren geht, manipuliert werden kann oder in überfüllten Postfächern untergeht. Manuelle Prozesse, fehleranfällige Export-Dateien oder vergessene Backups gehören damit der Vergangenheit an. Gleichzeitig entlasten wir Ihre Postfächer, verbessern die Performance und schaffen klare Strukturen im täglichen Arbeiten.

Ob interne Kommunikation, Angebote, Verträge oder Rechnungen – jede E-Mail wird rechtssicher, nachvollziehbar und langfristig geschützt gespeichert. So kombinieren Sie Compliance, Effizienz und Datenschutz in einer modernen Lösung, die Ihr Unternehmen nachhaltig absichert.

Rechtssicherheit für Ihre E-Mails – nahtlos in Microsoft 365

Die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail Archivierung stellt viele Unternehmen vor technische und organisatorische Herausforderungen. Denn laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie der Abgabenordnung (§147 AO) müssen geschäftlich relevante E-Mails – wie Rechnungen, Angebote oder vertragliche Absprachen – für bis zu 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Verstöße können zu Bußgeldern, rechtlichen Problemen und im schlimmsten Fall zum Verlust wichtiger Daten führen. Unsere Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung erfüllt diese Anforderungen vollumfänglich. Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden automatisch und vollständig in einem manipulationssicheren Archiv gespeichert, inklusive Dateianhängen, Metadaten und Zustellnachweisen.

Die Archivierung erfolgt revisionssicher und nachvollziehbar – unabhängig davon, ob der Benutzer E-Mails löscht oder bearbeitet. Neben der Rechtssicherheit profitieren Sie auch organisatorisch: Archivierte Mails werden aus den aktiven Postfächern ausgelagert, was die Performance verbessert und Speicherplatz spart. Eine schnelle, durchsuchbare Oberfläche ermöglicht den Zugriff auf jede archivierte E-Mail – mit intelligenten Filtern, Schlagworten und Benutzerrechten. Die gesamte Lösung ist vollständig DSGVO-konform: Alle Daten werden verschlüsselt und in deutschen oder EU-zertifizierten Rechenzentren gespeichert, inklusive Protokollierung der Zugriffe und Verwaltung durch rollenbasierte Berechtigungen. Unsere Archivierungslösung lässt sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und deckt sowohl Exchange Online als auch hybride Szenarien ab.

Wir beraten Sie bei der Umsetzung, konfigurieren die Archivregeln und übernehmen die technische Implementierung – damit Sie in Sachen E-Mail-Archivierung rechtlich auf der sicheren Seite stehen und gleichzeitig Ihre IT-Struktur optimieren.

Sind Sie bereit für den Sprung in die Zukunft?

Jan Göbel

Geschäftsführer

“Alles beginnt mit einem Austausch”

Jan Göbel

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“Alles beginnt mit einem Austausch”