Microsoft 365 Copilot Search: Neuer Chat und Modellwechsel
Inhaltsverzeichnis
Was ist Microsoft 365 Copilot Search?
Microsoft 365 Copilot Search ist die KI-gestützte Suche innerhalb der Microsoft 365 Copilot App, im Browser und auf dem Desktop. Anders als die klassische Stichwortsuche versteht sie natürliche Sprache. Sie können also suchen, wie Sie sprechen, zum Beispiel: „Präsentation zum Kundenprojekt Müller vom letzten Monat“.
Die Suche durchsucht alle Inhalte, auf die Sie Zugriff haben, über die gesamte Microsoft-365-Umgebung hinweg:
- SharePoint und OneDrive: Dokumente, Tabellen, Präsentationen
- Outlook: E-Mails, Anhänge und Termine
- Microsoft Teams: Chats, Kanäle und Besprechungen
- Angebundene Drittsysteme über sogenannte Connectors, etwa ein CRM, ein Ticketsystem oder ein Wiki
Bisher endete die Suche beim Treffer. Wer mit dem Inhalt weiterarbeiten wollte, musste das Dokument öffnen oder in den Copilot Chat wechseln. Genau das ändert sich jetzt. Einen Überblick über die verschiedenen Copilot-Varianten finden Sie in unserem Beitrag Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio: einfach erklärt.
Neu: Chat direkt in der Copilot-Suche
Mit dem Update „Seamless Search and Chat Integration“ ist der Microsoft 365 Chat direkt in Copilot Search integriert. Die Suchergebnisse bilden dabei die Grundlage für das Gespräch mit der KI. Sie können sofort:
- Folgefragen stellen: „Welche dieser Dateien ist die aktuellste Version?“
- Inhalte zusammenfassen: „Fasse die wichtigsten Punkte aus diesen drei Protokollen zusammen.“
- Erkenntnisse verdichten: „Welche offenen Punkte tauchen in allen Dokumenten auf?“
- Neue Inhalte erstellen: „Schreibe daraus eine E-Mail an den Kunden.“
So funktioniert es in der Praxis
- Öffnen Sie die Microsoft 365 Copilot App im Browser oder auf dem Desktop und wechseln Sie zur Suche.
- Geben Sie Ihre Suche in natürlicher Sprache ein, zum Beispiel „Angebote Dachsanierung 2026“.
- Prüfen Sie die Treffer und stellen Sie direkt im Chat Ihre Frage zu den Ergebnissen.
- Verfeinern Sie das Ergebnis mit Folgefragen, bis die Antwort passt. Der Kontext der Suche bleibt dabei erhalten.
- Übernehmen Sie das Ergebnis in Word, Outlook oder Teams.
Der entscheidende Vorteil: Der Kontext geht nicht verloren. Sie müssen Dateien nicht erneut hochladen oder beschreiben, worum es geht. Copilot weiß, auf welche Suchergebnisse sich Ihre Frage bezieht.
Neu: Antwort neu generieren und Modell wechseln
Jeder, der mit KI arbeitet, kennt das: Die erste Antwort ist nicht immer die beste. Mal ist sie zu lang, mal zu oberflächlich, mal setzt sie den falschen Schwerpunkt. Bisher hieß das: Prompt kopieren, neu einfügen, leicht umformulieren. Mit der neuen Funktion Antwort neu generieren (Regenerate) geht das mit einem Klick. Es gibt zwei Varianten:
| Funktion | Was passiert? | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| Erneut versuchen (Try again) | Copilot erstellt mit demselben Modell eine alternative Antwort auf denselben Prompt. | Die Antwort ist grundsätzlich richtig, aber Formulierung, Länge oder Aufbau passen nicht. |
| Modell wechseln (Switch model) | Derselbe Prompt wird von einem anderen KI-Modell beantwortet. | Komplexe Analysen, „zweite Meinung“, kreative Texte oder wenn ein Modell wiederholt danebenliegt. |
Warum der Modellwechsel so interessant ist
Microsoft setzt in Copilot inzwischen auf mehrere KI-Modelle verschiedener Anbieter. Jedes Modell hat Stärken: Manche formulieren besonders natürlich, andere sind stark bei strukturierten Analysen oder langen Dokumenten. Mit dem Modellwechsel können Mitarbeitende diese Stärken nutzen, ohne technisches Wissen zu benötigen. Mehr zum Hintergrund lesen Sie in unserem Beitrag Multi Model Intelligence in Microsoft 365 Copilot Researcher.
Wichtig: Welche Modelle zur Auswahl stehen, hängt von den Einstellungen in Ihrem Unternehmen ab. Dazu mehr im Abschnitt zum Datenschutz.
Was bringen die neuen Funktionen Unternehmen?
Die Neuerungen wirken unscheinbar, verändern aber den Arbeitsalltag spürbar. Unabhängig von der Unternehmensgröße profitieren Sie vor allem in drei Bereichen:
- Zeitersparnis: Weniger Klicks, weniger Wechsel zwischen Anwendungen, weniger erneutes Eingeben von Prompts.
- Bessere Ergebnisse: Alternativen und andere Modelle per Klick erhöhen die Qualität, ohne dass Mitarbeitende Prompt-Profis sein müssen.
- Höhere Akzeptanz: Je einfacher Copilot zu bedienen ist, desto häufiger wird er genutzt, und desto eher rechnet sich die Lizenz.
Nutzen nach Unternehmensgröße
| Unternehmen | Typische Herausforderung | So hilft die neue Copilot Search |
|---|---|---|
| Kleinunternehmen und Handwerk (bis 50 Mitarbeitende) | Wenig Zeit, keine eigene IT, Informationen verteilt auf Mails, Teams und OneDrive. | Angebote, Aufmaße oder Kundenmails schnell finden und direkt eine Antwort oder Zusammenfassung erstellen. |
| Mittelstand (50 bis 500 Mitarbeitende) | Wissen in vielen Abteilungen, unterschiedliche Ablagen, viele Abstimmungen. | Abteilungsübergreifend Projektstände bündeln, Protokolle auswerten, Entscheidungsvorlagen vorbereiten. |
| Großunternehmen (über 500 Mitarbeitende) | Riesige Datenmengen, komplexe Berechtigungen, hohe Compliance-Anforderungen. | Schneller Zugriff auf Richtlinien und Wissen, Connectors zu Drittsystemen, zentrale Steuerung der freigegebenen Modelle. |
Praxisbeispiele: So nutzen Teams die neue Copilot-Suche
Vertrieb: Angebote vergleichen
Suchen Sie nach allen Angeboten für einen Kunden und lassen Sie sich direkt die Unterschiede in Preis, Leistung und Laufzeit zeigen.
Beispiel-Prompt: „Vergleiche die drei Angebote für die Firma Schneider in einer Tabelle und schreibe eine kurze Empfehlung.“
Projektleitung: Projektstand zusammenfassen
Finden Sie Protokolle, Mails und Teams-Nachrichten zu einem Projekt und erhalten Sie einen kompakten Status für die Geschäftsführung.
Beispiel-Prompt: „Fasse den aktuellen Stand des Projekts Neubau Lagerhalle zusammen. Nenne offene Punkte, Risiken und nächste Termine.“
Personal: Richtlinien schnell beantworten
Statt im Intranet zu suchen, finden Mitarbeitende die passende Richtlinie und stellen direkt eine konkrete Frage.
Beispiel-Prompt: „Gilt die Homeoffice-Regelung auch für Auszubildende? Nenne die Fundstelle.“
Geschäftsführung: Entscheidungen vorbereiten
Mehrere Quellen bündeln und mit „Modell wechseln“ eine zweite Einschätzung einholen.
Beispiel-Prompt: „Welche Argumente sprechen in diesen Unterlagen für und gegen die Investition in die neue Maschine?“
Kundenservice: Antworten auf Basis bisheriger Kommunikation
Den bisherigen Mailverlauf mit einem Kunden finden und daraus eine passende Antwort entwerfen.
Beispiel-Prompt: „Fasse die letzten Mails mit Herrn Weber zusammen und entwirf eine freundliche Antwort zu seiner Reklamation.“
Noch bessere Ergebnisse erzielen Sie mit gut strukturierten Prompts. Unser Leitfaden Copilot-Prompts: Bessere Ergebnisse mit Microsoft Copilot zeigt Ihnen, wie das geht.
Voraussetzungen und Lizenzen
Copilot Search mit vollem Zugriff auf Unternehmensdaten (E-Mails, Dateien, Teams) setzt in der Regel eine Microsoft 365 Copilot Lizenz voraus. Mit dem kostenlosen Copilot Chat ist der Funktionsumfang eingeschränkt, da dieser primär auf Webwissen und selbst hochgeladene Dateien zugreift.
- Plattformen: Microsoft 365 Copilot App im Browser und auf dem Desktop.
- Rollout: Microsoft verteilt neue Funktionen schrittweise. Es kann einige Tage bis Wochen dauern, bis sie in jedem Unternehmen sichtbar sind.
- Modellauswahl: Welche Modelle beim Modellwechsel verfügbar sind, steuern Administratoren im Microsoft 365 Admin Center.
Welche Lizenz für welche Mitarbeitenden sinnvoll ist, erklären wir in Microsoft 365 Copilot Lizenzen: Einfach erklärt für Unternehmen und Copilot Chat vs. Copilot lizenziert: Was ist der Unterschied.
Der wichtigste Punkt: Berechtigungen und Datenstruktur
Die neue Copilot-Suche ist nur so gut, und so sicher, wie Ihre Datenablage. Copilot hält sich strikt an bestehende Berechtigungen: Jede Person sieht nur Inhalte, auf die sie ohnehin Zugriff hat. Das klingt beruhigend, hat aber einen Haken.
In vielen Unternehmen sind Ordner und Teams über Jahre „zu offen“ geworden: Freigaben für „Alle Mitarbeitenden“, vergessene Gastzugänge oder Links für „Jeden mit dem Link“. Bisher fiel das kaum auf, weil niemand gezielt danach gesucht hat. Mit einer KI-Suche, die Inhalte aktiv findet und zusammenfasst, werden solche Lücken plötzlich sichtbar, etwa wenn Gehaltslisten oder vertrauliche Verträge in Suchergebnissen auftauchen.
Diese Maßnahmen empfehlen wir vor der breiten Nutzung:
- Freigaben prüfen: Websites und Teams mit „Alle Mitarbeitenden“ oder öffentlichen Links identifizieren und bereinigen.
- Vertraulichkeitsbezeichnungen nutzen: Sensible Dokumente mit Microsoft Purview kennzeichnen und schützen.
- DLP-Richtlinien einrichten: Verhindern, dass Copilot besonders sensible Inhalte verarbeitet.
- Ablagestruktur aufräumen: Veraltete Dokumente archivieren, damit Copilot aktuelle Versionen findet.
Vertiefende Informationen finden Sie in unseren Beiträgen Copilot im Unternehmen: Die SharePoint Falle, die keiner sieht, Berechtigungen Microsoft 365: Risiken zu breiter Zugriffe und Warum Copilot Projekte ohne Datenstruktur scheitern.
Datenschutz und DSGVO: Modellwechsel richtig einordnen
Für Unternehmen in Deutschland und der EU ist der Modellwechsel der Punkt, der die meiste Aufmerksamkeit verdient. Microsoft bindet neben eigenen Modellen auch Modelle anderer Anbieter ein, etwa von Anthropic. Diese arbeiten als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft, sodass die Microsoft-Vertragsbedingungen und der Datenschutznachtrag gelten.
Allerdings gilt nach aktuellem Stand: Die Verarbeitung durch Anthropic-Modelle findet außerhalb der EU Data Boundary statt. Für Kunden in der EU, der EFTA und Großbritannien sind diese Modelle deshalb standardmäßig deaktiviert und müssen aktiv freigegeben werden.
Für Administratoren: Hier wird die Modellauswahl gesteuert
Microsoft 365 Admin Center → Copilot → Einstellungen → Datenzugriff → KI-Anbieter (AI providers)
Entscheiden Sie bewusst und dokumentiert, ob zusätzliche Modelle freigegeben werden. Binden Sie Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls den Betriebsrat ein. Die Steuerung kann je nach Anwendung (Chat, Researcher, Word, Excel, PowerPoint) unterschiedlich sein.
Unsere Empfehlung: Legen Sie fest, welche Modelle für welche Daten erlaubt sind, und kommunizieren Sie das klar an die Mitarbeitenden. Ausführliche Informationen finden Sie in Microsoft Copilot DSGVO 2026: Datenverarbeitung in Deutschland.
Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
- Lizenzen prüfen: Welche Mitarbeitenden haben Microsoft 365 Copilot, wer nutzt nur Copilot Chat?
- Berechtigungen bereinigen: Zu offene SharePoint-Websites, Teams und Freigabelinks identifizieren.
- Sensible Daten schützen: Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP-Richtlinien einführen.
- Modellauswahl festlegen: Im Admin Center entscheiden, welche KI-Anbieter freigegeben sind.
- Mitarbeitende schulen: Suche plus Chat und „Antwort neu generieren“ in kurzen Praxis-Sessions zeigen.
- Nutzung messen: Mit Auswertungen prüfen, ob und wie Copilot genutzt wird.
Einen strukturierten Fahrplan bietet unser Beitrag Copilot im Unternehmen: 7 Schritte zur sicheren KI-Einführung. Wie Sie den Erfolg messen, zeigt Copilot-Nutzung messen: Das AI-in-One Dashboard erklärt.
Tipps für bessere Ergebnisse mit Copilot Search
- Konkret suchen: Namen, Zeiträume und Projektbezeichnungen in die Suche aufnehmen.
- Schrittweise vorgehen: Erst suchen, dann zusammenfassen, dann den Entwurf erstellen lassen.
- Quellen prüfen: Copilot verweist auf die genutzten Dokumente. Wichtige Aussagen kurz gegenprüfen.
- Neu generieren statt neu tippen: Passt die Antwort nicht, zuerst „Erneut versuchen“, bei komplexen Fragen „Modell wechseln“.
- Format vorgeben: „als Tabelle“, „in fünf Stichpunkten“ oder „als E-Mail“ spart Nacharbeit.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist neu an Microsoft 365 Copilot Search?
Seit dem Update vom 6. Oktober 2026 ist ein KI-Chat direkt in die Suche integriert. Suchergebnisse können sofort zusammengefasst, hinterfragt und für neue Inhalte genutzt werden, ohne zwischen Suche und Chat zu wechseln.
Was bedeutet „Antwort neu generieren“ in Copilot?
Copilot erstellt für denselben Prompt eine alternative Antwort („Erneut versuchen“) oder lässt die Antwort von einem anderen KI-Modell erstellen („Modell wechseln“). Der Prompt muss dafür nicht erneut eingegeben werden.
Kann Copilot Search Dateien finden, auf die ich keinen Zugriff habe?
Nein. Copilot berücksichtigt die bestehenden Berechtigungen in Microsoft 365. Genau deshalb sollten zu weit gefasste Freigaben vorab bereinigt werden.
Brauche ich eine zusätzliche Lizenz?
Für die Suche in Unternehmensdaten mit integriertem Chat ist in der Regel eine Microsoft 365 Copilot Lizenz erforderlich. Der kostenlose Copilot Chat bietet einen eingeschränkten Funktionsumfang.
Ist der Modellwechsel DSGVO-konform?
Das hängt von den freigegebenen Modellen ab. Microsoft-eigene Modelle werden innerhalb der EU Data Boundary verarbeitet, Anthropic-Modelle derzeit nicht. In der EU sind diese standardmäßig deaktiviert. Unternehmen sollten die Freigabe bewusst entscheiden und dokumentieren.
Ab wann ist die Funktion verfügbar?
Microsoft rollt neue Copilot-Funktionen schrittweise aus. Je nach Unternehmen kann es einige Tage bis Wochen dauern, bis die Neuerungen sichtbar sind.
Fazit: Kleine Funktion, großer Effekt
Mit dem integrierten Chat in der Microsoft 365 Copilot Search und der Funktion Antwort neu generieren wird Copilot spürbar alltagstauglicher. Mitarbeitende kommen schneller von der Suche zur fertigen Antwort, und die Qualität der Ergebnisse steigt, ohne dass alle zu Prompt-Experten werden müssen.
Gleichzeitig gilt: Je leistungsfähiger die Suche, desto wichtiger sind saubere Berechtigungen und eine bewusste Entscheidung über die freigegebenen KI-Modelle. Unternehmen, die diese Grundlagen schaffen, holen das Maximum aus ihrer Copilot-Investition heraus.
Weitere Neuigkeiten rund um Copilot finden Sie in unserem Beitrag Copilot im Unternehmen: Tipps, Nutzen und News 2026.
