Fallstudien Produktion und Handel
KI-Readiness-Check, Berechtigungs-Audit und ein Pilot mit 30 Lizenzen in Vertrieb und Marketing, bevor Copilot ins ganze Unternehmen kam.
Freigabe ausstehend. Der Kunde prüft die Nennung seines Namens noch. Bis dahin zeigen wir das Projekt ohne Firmenname und Logo.
Das Unternehmen
Das Familienunternehmen stellt Erfrischungsgetränke und Mineralwasser her und vertreibt sie über Handel und Gastronomie. Rund 150 Mitarbeitende arbeiten in Produktion, Logistik, Vertrieb, Marketing und Verwaltung. Microsoft 365 ist seit mehreren Jahren im Einsatz, SharePoint und Teams sind gewachsen, ohne dass jemand die Struktur geplant hätte.
Der Kunde prüft die Nennung seines Namens noch. Bis zur Freigabe zeigen wir das Projekt ohne Firmenname und Logo.
Ausgangslage
Herausfinden, ob Daten und Berechtigungen für Microsoft 365 Copilot bereit sind
Zu weite Freigaben und verwaiste Teams bereinigen, bevor Copilot sie durchsucht
Regeln für den Einsatz von KI im Unternehmen festlegen
Copilot in einer Pilotgruppe einführen und den Nutzen messen
Mitarbeitende so schulen, dass Copilot im Alltag ankommt
01
Der Vertriebsleiter hatte Copilot auf einer Messe gesehen und wollte ihn sofort. Die IT-Verantwortliche zögerte: Sie wusste von Teams, in denen die Gehaltslisten der Personalabteilung lagen, und von SharePoint-Sites mit der Freigabe „Jeder im Unternehmen“. Copilot würde all das finden, und zwar für jeden, der danach fragt.
Gleichzeitig nutzten einzelne Mitarbeitende längst kostenlose KI-Werkzeuge im Browser und kopierten dort Kundendaten hinein. Es gab keine Regel, was erlaubt ist. Die Geschäftsführung beauftragte deshalb zuerst den KI-Readiness-Check: eine Bestandsaufnahme, die sagt, was vor einer Einführung zu tun ist.
02
Fünf Schritte vom Audit zum Pilot. Copilot wurde erst aktiviert, als die Berechtigungen stimmten und die Regeln standen.
Wir haben alle SharePoint-Sites, Teams und OneDrive-Freigaben ausgewertet. 38 Prozent der Dateien waren für mehr Personen sichtbar als nötig, 60 Teams hatten seit über einem Jahr keine Aktivität. Der Executive Report benannte die Lücken, den Aufwand und die Reihenfolge.
Rollen, Namenskonzept und Freigaberegeln wurden festgelegt, verwaiste Teams archiviert, Sites mit sensiblen Daten auf definierte Gruppen eingeschränkt. Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Purview kennzeichnen Personal- und Finanzdaten; Copilot respektiert diese Grenzen.
Eine kurze, verständliche Richtlinie regelt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht in externe Dienste gehören. Die Pilotgruppe aus Vertrieb und Marketing erhielt zwei Schulungstermine mit Anwendungsfällen aus dem eigenen Alltag: Angebote, Besuchsberichte, Kampagnentexte.
Drei Monate lang arbeiteten 30 Mitarbeitende mit Copilot in Outlook, Teams, Word und Excel. Wöchentliche Kurzumfragen und eine Auswertung der Nutzung zeigten: durchschnittlich 3,5 gesparte Stunden pro Woche, am meisten bei Besprechungsnachbereitung und Angebotsentwürfen. Die Geschäftsführung beschloss die Ausweitung auf 80 Lizenzen.
03
Copilot findet heute, was er finden soll, und nichts, was er nicht finden soll. Die Bereinigung der Berechtigungen hat nebenbei ein Problem gelöst, das lange vor der KI bestand: Gehaltslisten und Finanzplanungen sind nur noch für die Personen sichtbar, die sie brauchen.
Im Vertrieb entstehen Besuchsberichte direkt nach dem Teams-Gespräch, Angebote bauen auf den letzten vergleichbaren Dokumenten auf, und das Marketing erstellt Varianten von Kampagnentexten in Minuten statt Stunden. Die Pilotnutzer schätzten ihre Zeitersparnis auf 3,5 Stunden pro Woche.
Mit der KI-Richtlinie wissen alle Mitarbeitenden, was erlaubt ist. Die kostenlosen Browser-Werkzeuge mit Kundendaten sind verschwunden, weil es jetzt eine bessere und erlaubte Alternative gibt. Die Erweiterung auf 80 Lizenzen läuft, begleitet durch die Managed KI Services von CodeKlar.
Ergebnis
Warum CodeKlar
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